Shane's View

忙亂中的疏失

上週有一個比稿（企劃案）機會，

辛苦了老半天，卻因為送審的文件中少蓋了一個公司章，

差點就失去比稿的機會。

所幸撰寫的案子算是比稿廠商裡最好的，

經過評審的審查作業後，其他幾家因未達分數標準，

因此本案第一次評比沒有決標，

總算讓我們敗部復活，得以重新參加比稿。

這件烏龍事件，主要是我為了節省出差費用，

將整理好的案子用電子郵件寄下去給同事拿出去印刷裝釘，

並交待好那些文件要蓋那些章，然後再由同事就近送出，

原本以為如此應該可以完成，

沒想到同事拿到蓋好的印章後的文件沒有再次確認，

以致送出去的企畫案少了一個公司大章。

不過這也不能責怪負責申請用印的同仁，

畢竟他不熟悉這些流程，

所幸事情還有挽救機會，

算是給大家一個機會教育，

也給了自己一個警告，

那就是越加忙亂時，更要小心細節，

以免辛苦努力的結果泡了湯。

協調工作真是一門學問

剛從日月潭回到家中，

這個週二和週三都在日月潭出差，

為的是協商有關七月份的鐵人三項活動，

由於參與支援的單位很多，

最主要的是承辦的協會因為裁判長的人選一直尚未決定，

做事前規畫的一些幹部，顯然有點經驗不足，

逼得我們部門只好找出該會有好幾屆負責規劃經驗的老戰友重出江湖，

事先研擬了很多方案，將一些可能不盡人意的規劃重新修正，

但又為了不至於讓原先負責規劃的人和協會的主其事者有失顏面，

我只得出面協調，並以活動場面浩大，每個協會幹部得各司其職為由，

稱讚他們所付出的心血，但為了讓活動得以順利進行，

建議是否再做一次更細的分工，並讓原先也是該會的義務幹部加入規劃陣容，

另外對於某些規劃的事項， 雖然我們部門同仁覺得有更改的空間，

但又為了不在上週的會議討論中因爭吵而搞壞了氣氛，

因此我在上週會議中下了一個結論，

那就是所有的相關人員，在昨天早上齊聚日月潭，

實地演練模擬一次相關細節，

並也請維護安全的警察同仁給予寶貴意見，

結果證明了我們部門所有同仁的意見是對的，

所以當場就下了修訂將那幾個項目修正的結論。

其時上述的一些事情，若是以平常的工作習慣而言，

有很多人會認為這個活動是我們公司出錢又出力的，

承辦的的協會應該尊造我們的指示辦理，

尤其是我們認為某些規劃面有修改的必要時，

為什麼我還要大費周章的一再協調折衝，

還得辛辛苦苦地跑那麼遠到現場實地演練。

只因為我認為，不能認為協會是因為承接我們的工作，

就把他們看作是廠商看待，而是要當作工作的夥伴對待，

即使他們有某些人或因經驗問題，或因個性問題，

可能會造成我們在這些執行的細節上浪費很多時間，

但是這是一個大活動，

尤其是一個群體的活動，

越接近活動期，就更需要團結和向心力，

所以我寧可採取最笨的方式，也最累的方式，

協助部門主要負責的同仁，出面協調，

在和協的原則下，又能夠堅持對的原則下將事情處理好，

我想這才是對的方式。

當然了，二天的出差，

雖然日月潭也環湖了一周，也住了一晚，

但由於都是專心致力於這些協調的工作，

大家若要問我日月潭好不好玩或是漂不漂亮？

我真的是忙到無法去注意這些呢！

另外我還得到一個啟示，

那就是，做事其實不是很難，

難的是在執行工作時所遇到的一些有關於人和人之間相處的協調阿！